KI-Chatbots im Bewerbungsprozess: Akzeptanz, Candidate Experience und rechtlicher Rahmen

Bewerbende haben generative KI längst in ihren Alltag übernommen: Nach der softgarden-Studie „KI trifft Recruiting 2026" zählen 73,5 Prozent der Bewerbenden zu den tatsächlichen oder potenziellen KI-Nutzern, und der Anteil derer, die KI für ihr Anschreiben einsetzen, hat sich seit Frühjahr 2023 auf 43,2 Prozent mehr als verdreifacht. Auf der anderen Seite des Prozesses sieht es anders aus: Laut Bitkom setzen nur 4 Prozent der Unternehmen in Deutschland einen KI-Chatbot ein, der Fragen im Bewerbungsprozess beantwortet.

Diese Lücke ist die eigentliche Nachricht. Während Kandidatinnen und Kandidaten ihre Unterlagen mit KI erstellen, beantworten viele Unternehmen Rückfragen weiterhin ausschließlich per E-Mail und Telefon mit den bekannten Wartezeiten. Dieser Beitrag ordnet die aktuellen Zahlen ein, erklärt den rechtlichen Rahmen nach dem Digital Omnibus und zeigt, unter welchen Bedingungen Bewerbende Chatbots akzeptieren.

Die Zahlen: Bewerbende sind weiter als Unternehmen

Die Bitkom-Befragung von 852 Unternehmen ab drei Beschäftigten (veröffentlicht im März 2025) zeigt, wie selten KI im Bewerbungsprozess bislang auf Unternehmensseite ankommt: 4 Prozent nutzen einen KI-Chatbot für Fragen von Bewerbenden, immerhin 25 Prozent können sich das künftig vorstellen. KI-gestütztes Screening von Bewerbungen und KI-geführte Bewerbungsgespräche setzen jeweils nur 1 Prozent der Unternehmen ein.

Auf Bewerberseite ist die Entwicklung deutlich schneller. Neben den softgarden-Zahlen zeigt eine Studie der StepStone Group vom Mai 2025 (rund 3.500 Beschäftigte und 704 Recruiterinnen und Recruiter, hier nach dem Bericht von PERSOBLOGGER.DE): 61 Prozent der Befragten haben KI bereits zur Optimierung ihrer Bewerbungsunterlagen genutzt. Gleichzeitig bewerten 80 Prozent der Recruiter die Qualität eingehender Bewerbungen als höchstens mittelmäßig häufig mit dem Hinweis auf fehlende Individualität und Authentizität.

Bemerkenswert ist auch die Richtung der Bewegung: Der Anteil der KI-Skeptiker unter Bewerbenden ist laut softgarden von 50,7 auf 26,5 Prozent gesunken. Die Akzeptanzfrage stellt sich damit anders als noch vor zwei Jahren — nicht mehr ob, sondern wie KI im Bewerbungsprozess eingesetzt wird.

Was ein Chatbot im Bewerbungsprozess leisten kann und was nicht

Ein Chatbot ist im Bewerbungsprozess zunächst ein Erreichbarkeits-Werkzeug. Typische Aufgaben, die er gut übernehmen kann:

• Fragen zu Stelle, Ablauf und Anforderungen beantworten, auch abends und am Wochenende, wenn viele Bewerbende tatsächlich suchen
• Statusauskünfte geben und damit die häufigste Quelle von Frust in der Candidate Experience entschärfen
• Termine für Erstgespräche koordinieren
• Pflichtangaben strukturiert erfassen, etwa Verfügbarkeit, Führerschein oder Schichtbereitschaft

Gerade in der Personaldienstleistung mit hohem Bewerbungsvolumen und kurzen Besetzungszeiten liegt hier der praktische Nutzen: schnelle Reaktion, weniger Abbrüche, vollständigere Unterlagen beim ersten Kontakt.

Ebenso wichtig ist die Grenze: Die Entscheidung, wer eingeladen, zurückgestellt oder abgelehnt wird, gehört nicht in den Chatbot. Das ist nicht nur eine Frage der Akzeptanz, sondern auch der rechtlichen Einordnung.

Rechtlicher Rahmen: Hochrisiko-Einstufung bleibt, die Frist hat sich verschoben

Der EU AI Act stuft KI-Systeme für die Einstellung und Auswahl von Personen als Hochrisiko-Systeme ein. Ausdrücklich genannt sind zielgerichtete Stellenanzeigen, das Analysieren und Filtern von Bewerbungen und die Bewertung von Kandidatinnen und Kandidaten (Art. 6 Abs. 2 in Verbindung mit Anhang III Nr. 4a). An dieser Einstufung hat sich nichts geändert.

Geändert hat sich der Zeitplan: Die Ende Juli 2026 in Kraft getretene Änderungsverordnung („Digital Omnibus on AI") verschiebt die Anwendung der Hochrisiko-Pflichten für eigenständige Anhang-III-Systeme. Darunter Beschäftigung und Recruiting — vom 2. August 2026 auf den 2. Dezember 2027. Kennzeichnungspflichten für KI-generierte Inhalte greifen bereits zum 2. Dezember 2026. Wer in den vergangenen Monaten auf den August-Termin hingearbeitet hat, hat also mehr Zeit gewonnen, aber keinen Grund zur Entwarnung: Pflichten wie Risikomanagement, technische Dokumentation und menschliche Aufsicht kommen — nur später.

Für die Praxis lohnt die Unterscheidung nach Funktion: Ein Chatbot, der ausschließlich informiert, Fragen beantwortet und Termine koordiniert, ist nach diesem Maßstab regelmäßig kein Hochrisiko-System. Sobald ein System Bewerbungen filtert, bewertet oder Auswahlentscheidungen vorbereitet, spricht viel für die Hochrisiko-Einstufung — mit allen Pflichten, die ab Dezember 2027 gelten. Die Einordnung sollte pro Anwendungsfall dokumentiert werden, nicht pro Produkt.

DSGVO und Diskriminierungsschutz gelten schon heute

Unabhängig von den AI-Act-Fristen setzt das Datenschutzrecht bereits jetzt Grenzen. Art. 22 DSGVO gibt Bewerbenden das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung unterworfen zu werden — eine vollautomatische Ablehnung ohne menschliche Beteiligung ist damit nur in engen Ausnahmen und mit Schutzmaßnahmen wie dem Recht auf menschliches Eingreifen denkbar.

Die Datenschutzkonferenz (DSK) konkretisiert das in ihrer Orientierungshilfe „KI und Datenschutz" vom Mai 2024: Für automatisierte Auswahlverfahren nennt sie unter anderem Datenschutz-Folgenabschätzungen, Transparenz gegenüber den Betroffenen und wirksame menschliche Kontrolle. Sie weist zudem auf Diskriminierungsrisiken durch verzerrte Trainingsdaten hin. Auch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz gilt für Auswahlprozesse unabhängig davon, ob ein Mensch oder ein System die Vorarbeit leistet.

Akzeptanz entsteht durch Transparenz und einen Weg zum Menschen

Die sinkende Skepsis auf Bewerberseite ist kein Blankoscheck. Aus den Studien und den aufsichtsbehördlichen Anforderungen lassen sich klare Bedingungen ableiten, unter denen ein Chatbot die Candidate Experience verbessert statt beschädigt:

• Der Bot ist als solcher erkennbar — niemand soll glauben, mit einem Menschen zu schreiben
• Es gibt jederzeit einen erreichbaren Weg zu einer echten Ansprechperson
• Der Bot trifft keine Entscheidungen und behauptet auch keine
• Er fragt nur ab, was für den nächsten Prozessschritt tatsächlich nötig ist
• Seine Antworten werden redaktionell gepflegt und bleiben aktuell

Checkliste für die Einführung

• Anwendungsfall präzise abgrenzen: Information, Status, Terminierung und strukturierte Erfassung — keine Bewertung, keine Filterung
• Rechtliche Einordnung je Anwendungsfall dokumentieren: Hochrisiko ja oder nein, mit Blick auf die Fristen 2. Dezember 2026 (Kennzeichnung) und 2. Dezember 2027 (Hochrisiko-Pflichten)
• Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen, Datenminimierung umsetzen, Löschkonzept festlegen
• Kennzeichnung des Bots und menschlichen Rückweg von Anfang an einbauen
• Inhalte redaktionell verantworten: Wer pflegt Antworten, wer prüft sie, in welchem Turnus?
• Wirkung messen: Antwortzeit, Abbruchquote im Bewerbungsprozess, Vollständigkeit der Unterlagen, Zufriedenheit der Bewerbenden

Fazit

Die Ausgangslage ist ungewöhnlich klar: Bewerbende nutzen KI bereits mehrheitlich, Unternehmen im Bewerbungsdialog kaum. Wer einen Chatbot als Erreichbarkeits- und Service-Werkzeug einführt — transparent, mit engem Aufgabenzuschnitt und menschlichem Rückweg — bedient eine Erwartung, die auf Kandidatenseite längst besteht, und bleibt zugleich diesseits der Linie, an der die Hochrisiko-Pflichten des AI Act beginnen.

Die verschobenen Fristen verschaffen Zeit für eine saubere Einführung. Sie sind kein Anlass, das Thema zu verschieben: Art. 22 DSGVO, die DSK-Anforderungen und das AGG gelten heute — und die Erwartung der Bewerbenden auch.