Transparenzhinweise zu KI-, Matching- und Automatisierungsfunktionen#
Unternehmen: HirebotIQ GmbH Version: 6.7.5 Status: Live-Version Gültig ab: 20.05.2026
1. Zweck dieser Hinweise#
HirebotIQ nutzt software- und KI-gestützte Funktionen, um Recruiting-, Matching-, Vermittlungs- und Plattformprozesse effizienter und nachvollziehbarer zu gestalten.
Diese Hinweise erklären, wie solche Funktionen eingesetzt werden, welche Rolle sie im Recruiting-Prozess haben und welche Grenzen gelten.
Wichtig:
``text HirebotIQ trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Einstellung, Ablehnung, Ranking, Ausschluss oder sonstige wesentliche Behandlung von Bewerberinnen und Bewerbern. ``
KI- und Matching-Funktionen dienen der Entscheidungsunterstützung. Relevante Personalentscheidungen werden menschlich geprüft.
2. Welche Funktionen werden eingesetzt?#
2.1 CV- und Profildaten-Strukturierung#
Lebensläufe, Bewerberprofile und qualifikationsbezogene Angaben können technisch verarbeitet werden, um Informationen strukturierter darzustellen.
Dazu können insbesondere folgende Informationen gehören:
Berufserfahrung
Ausbildung
Qualifikationen
Fähigkeiten
Zertifikate
Rollenbezug
Verfügbarkeit, soweit angegeben
relevante Stationen aus Lebenslauf oder Profil
Die Strukturierung dient dazu, Informationen besser auffindbar, lesbar und vergleichbar zu machen.
Sie ersetzt keine menschliche Bewertung.
2.2 Nova Matching Engine#
Die Nova Matching Engine unterstützt den Abgleich von Kandidatenprofilen mit Rollen-, Projekt- oder Stellenanforderungen.
Dabei kann ein Matching-Score angezeigt werden. Dieser Score wird nach festgelegten, systemseitig definierten Kriterien berechnet.
KI- oder LLM-Komponenten erzeugen diesen Score nicht eigenständig und verändern ihn nicht automatisch.
Die Nova Matching Engine kann zusätzlich erklärende Hinweise bereitstellen, zum Beispiel:
warum bestimmte Anforderungen erfüllt erscheinen
welche Informationen fehlen
welche Punkte menschlich geprüft werden sollten
welche formalen Abweichungen oder Unsicherheiten bestehen
Diese Hinweise sind nicht verbindlich. Sie ersetzen keine menschliche Entscheidung.
2.3 Guardrails und Risikohinweise#
Die Plattform enthält technische Schutzmechanismen, um ungeprüfte oder fehlerhafte KI-Effekte zu begrenzen.
Insbesondere gilt:
LLM-generierte Hinweise führen nicht automatisch zu einem Ausschluss.
LLM-generierte Risikohinweise werden nicht als automatische Ablehnungsentscheidung verwendet.
Formale Ausschluss- oder Prüfhinweise dürfen nur auf systemseitig definierten Prüfregeln beruhen.
Unklare, widersprüchliche oder potenziell nachteilige Ergebnisse müssen menschlich geprüft werden.
Eine finale Einstellung, Ablehnung oder Priorisierung erfolgt nicht ausschließlich automatisiert.
2.4 Produktive KI-Komponenten im Plattformbetrieb#
Im produktiven Plattformbetrieb können freigegebene KI- und Softwarekomponenten eingesetzt werden, um Lebensläufe zu strukturieren, Matching-Hinweise zu erzeugen oder technische Assistenzfunktionen bereitzustellen.
Der produktive Einsatz erfolgt nur über freigegebene technische Setups.
Dazu gehören insbesondere:
freigegebene Anbieter und Regionen
europäische Provider- und Region-Gates, soweit technisch vorgesehen
Blockade nicht freigegebener direkter Anbieteraufrufe
Redaction und Minimierung von KI-Telemetrie
keine Übermittlung vollständiger CV-Rohdaten an nicht freigegebene Telemetrie-Systeme
menschliche Prüfung relevanter Ergebnisse
Nicht freigegebene direkte Gemini-Aufrufe werden im produktiven Setup blockiert.
Azure- und Vertex-Konfigurationen werden nur in freigegebenen europäischen Setups verwendet, soweit sie produktiv eingesetzt werden.
2.5 Identitätsprüfung über iDenfy#
Eine Identitätsprüfung über iDenfy erfolgt nur, wenn sie für einen konkreten Prozess aktiviert und erforderlich ist.
Ohne aktivierte iDenfy-Prüfung findet keine biometrienahe Identitätsprüfung statt.
Wenn iDenfy aktiviert ist, können zur Identitätsprüfung insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Ausweisdaten
Verifikationsdaten
Bild- oder Videodaten im Rahmen der Identitätsprüfung
technische Prüf- und Ergebnisdaten
Ein fehlgeschlagener oder unklarer Identitätscheck führt nicht automatisch zu einem Ausschluss.
In solchen Fällen erfolgt eine menschliche Prüfung oder Eskalation.
2.6 Interne KI-Werkzeuge#
HirebotIQ kann interne KI-Werkzeuge wie ChatGPT, Codex, Claude, Claude Code, Gemini, Manus oder vergleichbare Systeme zur Unterstützung interner Tätigkeiten einsetzen.
Dazu gehören insbesondere:
Softwareentwicklung
Code Review
technische Dokumentation
Compliance-Arbeit
interne Analyse
Textarbeit
Qualitätssicherung
Vorbereitung interner Konzepte und Dokumente
Diese Werkzeuge sind keine eigenständige Entscheidungsinstanz im Recruiting-Prozess.
Sie treffen keine Entscheidung über Einstellung, Ablehnung, Ranking oder Eignung von Bewerberinnen und Bewerbern.
Produktive Bewerberdaten, Lebensläufe, Kandidatenprofile, Kundeninformationen mit Personenbezug oder sonstige personenbezogene Plattformdaten dürfen nur in freigegebene Systeme eingegeben werden, wenn der jeweilige Anbieter, Account-Typ, Datenverarbeitungsvertrag, Speicher-/Trainingsstatus, Region und technische Schutzmaßnahmen intern dokumentiert und freigegeben sind.
Private oder nicht freigegebene Consumer-Accounts dürfen nicht für produktive Bewerber-, Kunden-, Plattform-, Vertrags- oder Zugangsdaten verwendet werden.
Produktive Bewerberdaten werden nicht zur allgemeinen Modellverbesserung oder zum Training externer KI-Modelle verwendet.
Interne KI-Ausgaben ersetzen keine rechtliche, fachliche, technische oder personalbezogene Letztentscheidung.
3. Was bedeutet das für Bewerberinnen und Bewerber?#
Wenn Sie sich über HirebotIQ bewerben, ein Profil anlegen oder in einen Recruiting-, Matching- oder Vermittlungsprozess einbezogen werden, können Ihre Angaben technisch strukturiert und mit Rollenanforderungen abgeglichen werden.
Das kann Recruiterinnen, Recruitern oder Kunden helfen, schneller zu erkennen:
welche Qualifikationen zu einer Rolle passen können
welche Anforderungen erfüllt erscheinen
welche Informationen noch fehlen
welche Punkte genauer geprüft werden sollten
welche Kandidatenprofile für eine Rolle relevant sein könnten
Es erfolgt jedoch keine ausschließlich automatisierte Einstellung, Ablehnung oder finale Eignungsentscheidung.
4. Was bedeutet das für Kunden?#
Kunden können über die Plattform Kandidatenprofile, Rollenanforderungen, Matching-Hinweise und strukturierte Informationen nutzen.
Die Plattform unterstützt die Entscheidungsfindung.
Kunden bleiben für ihre personalbezogenen Entscheidungen verantwortlich.
Insbesondere gilt:
Matching-Ergebnisse sind nicht verbindlich.
Scores sind Entscheidungshilfen, keine finalen Entscheidungen.
Kunden dürfen Kandidatinnen und Kandidaten nicht ausschließlich auf Grundlage eines KI- oder Matching-Ergebnisses einstellen, ablehnen oder wesentlich benachteiligen.
Relevante Personalentscheidungen müssen menschlich geprüft werden.
Arbeits-, diskriminierungs- und datenschutzrechtliche Vorgaben sind einzuhalten.
5. Menschliche Prüfung#
Alle relevanten Personalentscheidungen werden menschlich geprüft.
KI-, Matching-, Score-, Zusammenfassungs- oder Risikohinweise dürfen nicht ungeprüft als alleinige Grundlage für eine Einstellung, Ablehnung, Priorisierung oder sonstige wesentliche Behandlung verwendet werden.
Wenn ein Ergebnis unklar, fehlerhaft, widersprüchlich oder potenziell nachteilig ist, muss eine menschliche Prüfung erfolgen.
6. Keine Nutzung sensibler Merkmale zur Benachteiligung#
HirebotIQ setzt KI- und Matching-Funktionen nicht dazu ein, Bewerberinnen und Bewerber aufgrund geschützter oder sensibler Merkmale zu benachteiligen.
Insbesondere dürfen KI- oder Matching-Funktionen nicht dazu genutzt werden, Bewerberinnen oder Bewerber wegen folgender Merkmale auszuschließen oder schlechter zu behandeln:
Herkunft
Geschlecht
Religion oder Weltanschauung
Behinderung
Alter
sexuelle Identität
Gesundheitsdaten
politische Überzeugungen
Gewerkschaftszugehörigkeit
Soweit sensible Informationen in Bewerbungsunterlagen freiwillig enthalten sind, werden sie nicht als Grundlage für eine automatisierte Auswahl- oder Ablehnungsentscheidung verwendet.
7. Datenminimierung und Sicherheit#
HirebotIQ setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen.
Dazu gehören insbesondere:
Datenminimierung
Zugriffsbeschränkungen
CV-Verschlüsselung
Verarbeitung in freigegebenen Regionen, soweit technisch vorgesehen
Blockade nicht freigegebener Anbieter- oder Regionskonfigurationen
Redaction und Minimierung von Telemetriedaten
Logging relevanter Systemvorgänge
Human-Review-Vorgaben
technische Guardrails für KI- und Matching-Funktionen
Aktivierungs-Gates für sensible Zusatzfunktionen wie Identitätsprüfung
8. Training und Modellverbesserung#
Produktive Bewerberdaten, Lebensläufe, Kandidatenprofile und personenbezogene Kundendaten werden nicht zur allgemeinen Modellverbesserung oder zum Training externer KI-Modelle verwendet.
Soweit externe KI-Dienste eingesetzt werden, erfolgt dies nur in freigegebenen Setups und nach Maßgabe der internen Datenschutz-, Sicherheits- und Anbieterfreigaben.
9. Erläuterung und manuelle Überprüfung#
Betroffene Personen können im Rahmen der geltenden Datenschutzvorschriften Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch verlangen.
Soweit KI-, Matching- oder Score-Hinweise in einem Prozess relevant verwendet werden, können betroffene Personen eine menschliche Überprüfung und Erläuterung der relevanten Ergebnisse verlangen.
Weitere Informationen enthalten die Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber sowie die Plattform-Datenschutzerklärung.
10. Verhältnis zu Datenschutzhinweisen und Nutzungsbedingungen#
Diese Transparenzhinweise erklären den Einsatz von KI-, Matching- und Automatisierungsfunktionen.
Sie ersetzen nicht:
die Website-Datenschutzerklärung
die Plattform-Datenschutzerklärung
die Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber
die Kandidaten-Nutzungsbedingungen
die Plattform-AGB
individuelle Verträge oder Leistungsscheine
Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten zusätzlich die jeweiligen Datenschutzhinweise.
11. Verantwortlicher und Kontakt#
HirebotIQ GmbH Hahner Straße 47 52159 Roetgen Deutschland
E-Mail: datenschutz@hirebotiq.com
Ein formaler Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Datenschutzanfragen werden über die oben genannte Kontaktadresse bearbeitet.